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La ventaja más importante del proyecto ha sido que el área funcional ha podido modificar los procesos una y otra vez en cuestión de minutos en la medida en la que se detectaban errores o existían oportunidades de mejora.


Acerca de Mininterior

Somos el puente que acerca a la ciudadanía con el Gobierno Nacional, brindando seguridad, equidad y respeto por los Derechos Humanos. Somos la entidad que trabaja por la convivencia de todos los colombianos! Promovemos un cambio desde el Interior por la convivencia en paz en todas las regiones de Colombia!

Problemática

La problemática era la habitual de la gestión de expedientes físicos administrativos en los que han de realizarse múltiples acciones, interviene gran cantidad de documentación, la casuística puede ser muy variada y pueden darse diversas excepciones. Además, hay que tener en cuenta las condiciones geográficas. En un país como Colombia con una superficie 5 veces mayor que la de Gran Bretaña, con grandes cadenas montañosas y selvas tropicales así como una importante población rural, la posibilidad de realizar algunos trámites administrativos presenciales supone, ya de por sí, un gran problema. La gestión a resolver estaba relacionada con el amplio volumen de documentación e información relacionada con los trámites que atañen a las entidades religiosas de reconocimiento de personería jurídica, registro de reformas estatutarias, actualización de datos de representante legal y cambios de domicilios, entre muchos otros. Todos estos trámites finalizan con la actualización o creación de un registro en el Registro Público de Entidades Religiosas no Católicas a resguardo del Ministerio del Interior. Debido a estas características, los trámites podían tardar un mes o incluso más, tenían un costo elevado y resultaba dificultoso para el solicitante, exigiendo en algunos casos importantes desplazamientos.

Por otra parte, era difícil el mantenimiento actualizado de la información que reposaba en el registro público presentándose circunstancias de desinformación y falta de unicidad en los datos.

BPM-LAT lo solucionó de está manera:

El Proyecto de Automatización de los Trámites de Asuntos Religiosos, que puede ser considerado como muy complejo, ha sido realizado sin tener que programar ni una sola línea de código, lo que ha supuesto, no solo reducir el 80% del trabajo (tiempo/coste) sino, además, una ayuda y guía al equipo para conseguir una Modelización de alto nivel. Sin duda, la ventaja más importante del proyecto ha sido que el área funcional ha podido modificar los procesos una y otra vez en cuestión de minutos en la medida en la que se detectaban errores o existían oportunidades de mejora. Con la tranquilidad, además, que esta capacidad la podemos utilizar en todas las modificaciones y optimizaciones que realicemos a lo largo de la vida útil de estos procesos. En cuanto a las mejoras operativas, pueden resumirse en:

1. Ahorro de Costes y Reducciones de Tiempos

• Los Tiempos de tramitación del proceso ha pasado de 15 días sin el soporte de AuraPortal a 1 minuto.

• Se ha obtenido una reducción media de los Costes de gestión del 80%

• Esta reducción de Coste ha permitido al ministerio ofrecer los trámites de forma gratuita

2. Mejoras en la Calidad

• La reducción media de errores ha sido del 98%.

• Los KPI registran determina¬dos valores con el fin de analizar el rendimiento.

• Este aumento de la capacidad Analítica y la toma de decisiones se estima en el 83%.

• El cumplimiento de las Normativas, tanto internas como externas de obligado cumplimiento en el estado


“AuraPortal nos permite consolidar nuestra política de cero papel. Mientras el documento se manten¬ga de forma virtual, se trata de un documento seguro. En el momento de imprimirlo, se puede producir algún tipo de fraude, por lo que el documento lleva implícito una serie de marcas de seguridad. De hecho, si la lectura se produjese desde un dispositivo móvil es posible realizar un escaneo del código QR establecido en el docu¬mento e inmediatamente nos redi¬reccionará a la página web desde la que ha sido emitido (entidad certificadora) y adicionalmen-te nos aportará información de si es válido o no el documento emitido”.


Milthon Londoño

Líder IT (Information Technology)

Mininterior


“El Certificado en Línea ha sido uno de nuestros grandes logros, y un antes y después en la historia del Sector Religioso. AuraPortal ha resultado ser una herramienta muy útil porque nos ha permitido evitar que se den trámites que estaban generando confusión en el sector”


Marcela Arango

Planeación y Control

Constructec, S.A.

¿Estás listo para iniciar tu experiencia con BPM-LAT?

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Se mantienen informados del avance de sus solicitudes de compra, mediante correos electrónicos que pueden ver en sus dispositivos móviles, permitiéndoles una mejor programación de sus actividades


Acerca de Constructec

CONSTRUCTEC S.A.S. Suministra servicios de ingeniería especializada en estudios, diseños y construcción de estructuras, edificaciones y obras de urbanismo, brindando soluciones eficientes en el desarrollo y ejecución de los procesos constructivos que aseguran la buena calidad de los proyectos ejecutados a todos nuestros clientes.

CONSTRUCTEC S.A.S Se proyecta como una empresa especializada en el suministro de servicios de Ingeniería Civil en estudios, diseños y construcciones de estructuras, edificaciones y obras de urbanismo, ofreciendo eficiencia, productividad y competitividad con equipos, materiales y tecnología avanzada, fortaleciendo los principios de transparencia y responsabilidad, con mira a la superación de las expectativas de los clientes, las metas y objetivos de la empresa, manteniendo sus procesos en mejoramiento continuo.

Problemática

Según Guillermo Enrique Salcedo Mora, Gerente de CONSTRUCTEC, S. A la problemática más importante a la que se enfrentaban se centraba en que, ante su continua evolución empresarial, CONSTRUCTEC carecía de un verdadero control de cómo se llevaban a cabo las compras. Esto suponía un importante freno a su expansión ya que en las empresas de ingeniería los procesos de compras comprenden el 90% de los gastos.

BPM-LAT lo solucionó de está manera:

El Proceso de Compras ha racionalizado los trabajos y automatizado el procedimiento. Los residentes de obra, que algunas veces están limitados para acceder a internet, se mantienen informados del avance de sus solicitudes de compra, mediante correos electrónicos que pueden ver en sus dispositivos móviles, permitiéndoles una mejor programación de sus actividades. Por su parte, la compleja operativa que se da con respecto a pagos anticipados, pagos múltiples, anticipos, pagos contra entrega, recibo de documentos proforma, facturas, entradas de almacén, evaluaciones de satisfacción de servicio y demás, queda perfectamente solventada con las funcionalidades de AuraPortal.


“Estoy muy contento con los resultados obtenidos. Han mejorado mucho tanto los controles como los informes de gestión de las obras”


Guillermo Salcedo Mora

Gerente

Constructec, S.A.


Estamos muy contentos con el servicio prestado por BPM Latinoamérica ya que han estado muy pendientes de apoyarnos en todas las mejoras que hemos ido necesitando”


Marcela Arango

Planeación y Control

Constructec, S.A.


“Al comienzo yo era muy escéptico con AuraPortal … ahora veo que sí nos está ayudando a controlar las compras… nos está ayudando a eliminar muchos vicios y mal funcionamiento con el que siempre habíamos tenido que convivir”


Wilson Sanches

Constructec, S.A.

¿Estás listo para iniciar tu experiencia con BPM-LAT?

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